Elementos que debe contener un correo electrónico

Las partes de un correo electrónico principales son el asunto, destinatario, cuerpo, archivos adjuntos, CC o CCO y firma. 

El correo electrónico (e-mail) es un servicio de intercambio de mensajería electrónica que es ofrecido por diversos proveedores de la red como Google y Microsoft.

Los correos electrónicos son muy usados en todo el mundo, no importa que la comunicación se haya hecho más rápida con los chats. La causa es simple, los e-mails no solo se usan para enviar mensajes escritos, es una plataforma que te permite enviar archivos adjuntos de todo tipo a cualquier parte del mundo.

El correo electrónico también es importante porque es requerido para usar muchos servicios de otras páginas web como redes sociales e instituciones bancarias. Es el primer paso de un usuario para poder utilizar múltiples servicios ofrecidos en la red.

¿En qué partes se divide un correo electrónico?

• Dirección del destinatario/remitente

Es el elemento primordial de un correo electrónico. Este es el correo de la persona que recibirá el mensaje, sin un destinatario el correo no llegará a ningún lado.

Asunto

Para evitar que el correo se filtre como correo no deseado, se necesita poner un asunto. Éste es el título del e-mail y es lo primero que verá el destinatario antes de abrir el correo.

Por lo tanto, debe tener información concisa e importante que de un preámbulo sobre de qué se trata el correo recibido.

CC o CCO Es la copia que se le envía a otros destinatarios. Aquí se anotan las otras direcciones de correo a quienes le llegará la copia del e-mail enviado.

La opción CC –con copia- mostrará todas las direcciones a todos los destinatarios, sin embargo, la opción CCO –con copia oculta- enviará la copia con más privacidad.

Usando CCO, se ocultan las direcciones de cada destinatario. Es decir, los destinatarios no verán a quién más fue enviado el correo.

Cuerpo

Es la esencia del correo electrónico. Aquí se expresa todo lo que se quiere comunicar, el cuerpo es el mensaje en sí. No tiene límites de palabras y puede extenderse todo lo que desee, pero es recomendable que no contenga tanta información y si la contiene, es mejor adjuntar todo en un archivo.

Archivos adjuntos

Son los archivos que se le adicionan al mensaje para ser descargados por el destinatario. Estos pueden ser muchos y de distintos tipos. En un e-mail pueden adjuntarse fotos, videos, documentos, carpetas, presentaciones, hojas de cálculos, etc. Todos estos archivos deben estar almacenados en el ordenador del emisor.

Firma

Ésta se encuentra en la parte inferior del correo. Es una firma pre-programada y automática desde ese momento para todos los mensajes.Si es una dirección de correo electrónico personal, se pueden añadir firmas personalizadas con frases y emoticonos.

Sin embargo, si se trata de una dirección de correo laboral, la firma debería llevar información sobre la persona que envía el mensaje.Es recomendable usar el formato que se  usaría en una tarjeta de presentación. Poner el nombre, teléfono de contacto, la empresa para la que trabaja y su cargo, etc.

¿De que manera se organiza un mail?

1.-El saludo

Aquí se comete un error muy común, se saluda al receptor como si se estuviera hablando con él de manera directa. Aquí la clave es saludar de manera atemporal para mantener un sentido más personalizado, aquí les presentamos diferentes ejemplos para saludar:

Querido Daniel.

Estimado Daniel.

Buen día, Daniel.

2.-El cuerpo del correo electrónico

Para redactar el cuerpo del correo, el principal consejo es tener la aptitud de resumir la información que se quiere transmitir, en tres párrafos. Ya que el receptor busca correos cortos y que traten directamente el tema por que se le facilita la lectura   de tantos correos que recibe y podrá darle mejor  seguimiento.

3.-La despedida

En muchos casos se dice que la despedida no es necesaria. Pero es todo lo contrario, la despedida muestra profesionalismo de parte del emisor. Claro que debe de tener ciertas características, la despedida no puede pasar de un reglón de largo ya que es la parte final del correo, ciertos ejemplos son:

Que tengas un buen día.

Saludos cordiales.

Saludos.

Un saludo.

Gracias por anticipado.

Gracias por el interés.

4.-La firma

Actualmente ha cambiado un tanto debido a la incursión de Internet y redes sociales y es más completa:

Nombre, título y compañía. 

Información de Contacto, teléfono, e-mail, dirección, página web.

Enlace Sociales, Facebook, Twitter, Linkedin

Logo (opcional). 

Foto (opcional).

Diseño Responsive.

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